Dalam suatu pekerjaan, meeting atau pertemuan adalah suatu hal yang penting. Entah kita berperan sebagai salah satu peserta dalam meeting atau sebagai seorang penyelenggara meeting tersebut, tentu saja kita tidak menginginkan adanya gangguan sekecil apapun dalam meeting yang dapat mengganggu tersampainya materi. Karena meeting yang dilaksanakan diharapkan mampu memberikan hasil atau solusi secara efisien. Sehingga diperlukan etika dalam mengikuti meeting, agar dapat berjalan dengan baik dan memberikan hasil yang maksimal.
1. Pastikan Membawa Buku Catatan
Dalam setiap rapat atau meeting, akan selalu mendapatkan banyak informasi yang penting. Bukan tidak mungkin bila buku catatan sampai saat ini masih akan sangat diperlukan untu menulis segala kebutuhan ataupun informasi. Meskipun kini sudah tersedia note secara digital. Namun fungsi dari buku catatan sendiri tidak tergantikan.
2. Bila Hendak Menggunakan Laptop atau Smartphone dalam Meeting
Untuk keperluan mencatat atau sebagai pengganti buku catatan, sebaiknya diberitahukan terlebih dahulu kepada peserta meeting yang lain. Agar para peserta meeting tidak berfikiran kita akan melakukan hal yang lain selain mencatat.
3. Jangan Membuka Email dan Sosial Media
Ketika menggunakan laptop atau smartphone, usahakan hindari membuka email, sosial media atau message yang lain. Fokuskan pada tujuan awal anda yaitu mencatat apa saja informasi atau kebutuhan dalam meeting.
4. Jangan Menggunakan Telepon Genggam
Usahakan pada saat mengikuti meeting hindari menggunakan telepon genggam. Termasuk apabila telepon genggam bergetar, sebaiknya jangan menerima panggilan tersebut kecuali panggilan tersebut memang perlu direspon cepat. Hal ini tentu saja akan mengganggu konsentrasi kita dan peserta lainnya dalam mengikuti meeting. Karena peserta meeting yang lain secara tidak sengaja akan menyadari bahwa kita sedang tidak fokus dalam meeting tersebut.
5. Ikuti Alur dalam Meeting dengan Baik
Hal ini tentu akan sangat berpengaruh pada proses penyampaian materi pada saat meeting berlangsung. Ketika kita berkonsentrasi mengikuti semua alur dalam meeting dengan baik, maka informasi yang akan kita dapatkan akan membantu kita dalam bekerja. Sehingga mengikuti setiap alur dalam meeting sangat diperlukan.
6. Hindari Percakapan yang tidak Relevan dalam Meeting
Dalam sebuah meeting tentu saja kita akan memiliki pertanyaan – pertanyaan mengenai materi yang diajukan. Usahakan catat terlebih dahulu pertanyaannya dan bila sudah tiba waktu tanya jawab, segera tanyakan. Sehingga tidak perlu melakukan sebuah percakapan yang tidak relevan dengan peserta meeting yang lain, terutama saat meeting berlangsung. Terlebih jangan berbisik sambil menggunakan tangan untuk menutup gerakan mulut. Hal ini selain menggangu jalannya meeting, juga sangat tidak sopan terhadap peserta meeting yang lain
7. Jangan Meniru dan Mengulangi apa yang Peserta lain Katakan Sebelumnya
Dalam meeting tidak jarang sebuah ide atau pendapat akan banyak bermunculan. Apabila ada ide atau pendapat yang sudah diutarakan orang lain, maka usahakan jangan meniru dan mengulai apa yang peserta lain katakan sebelumnya dalam meeting dan mengaku bahwa ide tersebut dari kita dengan alasan: 1. hal ini membuang waktu 2. mengundang persepsi negatif dari peserta meeting yang lain.
8. Hindari Mmeninggikan Nada Bicara saat Meeting
Ketika meeting berlangsung tidak jarang terjadi sebuah perdebatan dan selisih pendapat antar peserta meeting. Cobalah bersabar ketika argumen atau pertanyaan kita tidak dijawab sesuai yang kita harapkan. Jangan berbicara dengan nada yang tinggi dan dirasa angkuh. Bila hendak menenkankan sesuatu cukup dengan bicara dengan jelas dan lambat. Tingginya nada bicara menjadikan kita dianggap sebagai orang yang keras dan kasar. Dan juga harus diingat, jangan memotong setiap pembicaraan yang ada di dalam meeting. Ini akan mengganggu jalannya meeting dan mendapatkan reaksi yang tidak baik dari peserta meeting yang lainnya.
9. Jangan Pernah Telat
Point yang satu ini merupakan point yang sangat penting. Usahakan datang 10 menit lebih awal sebelum meeting tersebut dimulai. Sehingga kita bukan hanya akan mendapatkan informasi dengan lengkap, melainkan ini akan menunjukkan kredibilitas anda dalam bekerja.
10. Usahakan Mengikuti Meeting Hingga Selesai
Hal terakhir ini perlu dilakukan, karena bukan hanya akan membantu kita memperoleh informasi yang lengkap. Melainkan juga menunjukkan keseriusan kita dalam mengikuti jalannya meeting. Apabila tidak ada hal penting dan mendesak yang perlu dilakukan, maka usahakan jangan meninggalkan meeting dan terus mengikuti meeting hingga selesai.
10 ETIKA MEETING MELALUI CONFERENCE CALL YANG HARUS ANDA TAHU
Sama ketika kita menghadiri sebuah meeting, biasanya ada etika-etika yang harus kita jaga. Demikian juga jika mengikuti meeting melalui telekonferensi (Conference call).
Bayangkan jika anda sedang konsentrasi mendiskusikan pokok persoalan dalam sebuah meeting tiba-tiba teleppon genggam salah satu peserta berbunyi, tentunya akan mengganggu semua peserta meeting. Atau bisa saja ada peserta yang terlambat atau lupa membawa materi, semua itu akan menjadi gangguan proses berjalannya meeting.
Untuk itu, ketika mengikuti percakapan melalui layanan telekonferensi (conference call), demi menjaga kelancaran percakapan, sebaiknya anda menjaga etika-etika seperti berikut :
Mempersiapkan Diri Sebelum Tanggal dan Waktu Telekonferensi
Pastikan bahwa anda ingat kapan telekonferensi akan dilakukan dan letakkan nomor telepon dan pin telekonferensi di tempat yang mudah anda lihat agar anda tidak sibuk mencari-cari pada saat-saat terakhir telekonferensi akan dimulai.
Melakukan Sambungan Telepon Beberapa Menit Sebelum Telekonferensi Dimulai
Pastikan anda tidak terlambat masuk ruangan telekonferensi, terutama jika anda akan berkontribusi dalam percakapan. Jangan buat peserta lain harus menunggu karena anda terlambat masuk ruang telekonferensi.
Gunakan Tombol Mute Ketika Anda tidak Sedang Berbicara
Dengan mengaktifkan fitur mute pada telepon, anda akan mencegah masuknya suara-suara yang dapat mengganggu peserta lain seperti suara nafas anda suara-suara lain yang ada di sekitar anda.
Sebutkan Nama Sebelum Berbicara
Karena peserta telekonferensi tidak berada dalam satu ruangan yang sama dan tidak dapat melihat satu-sama lain, sangat penting agar peserta lain tahu siapa yang sedang berbicara agar mereka dapat memahami apa yang anda bicarakan berdasarkan konteks siapa anda. Bahkan jika telekonferensi melibatkan beberapa orang dari berbagai grup atau divisi yang berbeda yang belum pernah bertemu muka sebelumnya, sebaiknya anda juga menyebutkan grup atau divisi anda sebelum mulai berbicara.
Mempersiapkan Bahan atau Topik Diskusi
Sama seperti mengikuti meeting konvensional, anda juga harus mempersiapkan diri seputar topik diskusi atau pertanyaan-pertanyaan yang akan diajukan agar jalannya telekonferensi tidak terganggu karena kurangnya persiapan.
Pastikan Suara Latar Belakang Anda Seminimal Mungkin
Kecuali anda tidak punya pilihan lain, carilah tempat yang sepi dan minim suara untuk melakukan telekonferensi. Karena suara latar belakang seperti suara musik, suara anak-anak bermain dan berlari atau sudara kendaraan lalu lalang di jalan akan sangat mengganggu konsentrasi peserta lain dan mereka akan sulit memahami apa yang anda bicarakan.
Tetap Memperhatikan
Pada saat mengikuti telekonferensi akan banyak gangguan yang bisa mencuri perhatian anda seperti suara email masuk, telepon anda berdering, rekan kerja yang bertanya sesuatu dan lain-lain. Jangan sampai anda tidak menyadari jika ada peserta telekonferensi yang sedang bertanya kepada anda. Dan janganlah jadi orang yang terus menerus meminta peserta lain mengulang apa yang mereka bicarakan hanya karena perhatian anda sering terganggu.
Pastikan Anda Menerima Sinyal dengan Baik
Jika menggunakan telepong genggam, anda harus memastikan bahwa anda berada di lokasi yang dapat menerima sinyal dengan baik agar suara anda dapat terdengar dengan jelas dan sebaliknya. Selain itu untuk menghindarkan hubungan telepon anda terputus dan anda akan tertinggal sebagian percakapan.
Mengikuti Agenda yang Ada
Sebelum melakukan telekonferensi biasanya ada agenda yang akan dibicarakan. Usahakan agar anda fokus pada agenda yang ditetapkan. Jika ada hal-hal yang ingin anda bahas lebih lanjut diluar agenda, maka sebaiknya anda tahan terlebih dahulu untuk percakapan berikutnya.
Menunjuk Moderator
Dalam setiap percakapan telekonferensi sebaiknya ditetapkan seorang moderator yang bertugas untuk memastikan agar semua peserta mendapatkan jadwal dan agenda telekonferensi serta menjaga percakapan semua peserta agar tidak keluar dari agenda yang ditetapkan.
Posts
